Tâches de la présidence d'assemblée

Préparation d’une assemblée

Vérifier...

Si tous les participants ont bien été convoqués au moins 7 jours francs avant l'assemblée
Tous les aspects techniques (le lieu, la disposition, la décoration, le goûter)
Que la correspondance, les comptes à présenter, le procès-verbal, les communications dans les journaux locaux et tout autre document sont en ordre
Que les rapports du trésorier et des responsables de projets soient prêts
Que les invités spéciaux seront présents s'il y a lieu et prévoir le moment et la durée des interventions.

Conseils et suggestions

Accueillir chaleureusement chaque participant et faire les présentations qui s'imposent
Commencer la séance à l'heure déterminée
Suivre l'ordre du jour tel qu'adopté
Obtenir l'opinion et la participation des membres en respectant la personnalité de chacun
Allouer un temps limite d'intervention et respecter le droit de parole de chacun
Noter et ordonner les bonnes idées qui surgissent au cours des débats
Ne pas permettre de discussion si une proposition en bonne et due forme n'a pas été présentée à l'assemblée
Maintenir l'ordre selon la procédure démocratique durant les discussions importantes et malgré les divergences d'opinion
Résumer objectivement de temps à autre l'état du débat afin d'arriver le plus tôt possible à une décision finale
Le président s'assure après la séance que chaque responsable a bien compris sa tâche et que les décisions prises par l'assemblée seront exécutées